|
|
| Секретарь и коллектив
|
| [Раздел: Разные статьи] |
Многие начальники считают, что секретарь должен уметь делать сразу 5-6 дел. Есть ли какие-то методы, которые могут помочь секретарю справиться со шквалом работы и не "сорваться" и не бросить все, сказав "Эта работа не для меня!"?
И.К. БЕЗМЕНОВА, преподаватель Института психологии М.Л.С. Выготского РГГУ
Умение распределять внимание между множеством дел - очень важный навык для секретаря. Но не всякое умение приходит сразу. Что же делать начинающему секретарю? Он невольно испытывает непрекращающийся стресс. Сложность в том, что методы "как справиться со стрессом" у каждого свои. Тем не менее можно дать несколько общих рекомендаций.
Первая рекомендация звучит странно, но она очень важна: метод "как справиться со стрессом" нужно сознательно вырабатывать, т. е. всерьез думать об этом, пробовать разные приемы, постоянно совершенствовать свои личные приемы.
Вторая рекомендация: приемы могут (и должны!) включать в себя два способа. Первый способ - "аптечка скорой психологической помощи": как сдержаться непосредственно в "горячей ситуации", чтобы не сорваться? Можно три раза глубоко вздохнуть, посчитать до десяти, расслабиться на минуту и посмотреть в окно, вспомнить что-то очень приятное, представить поток чистой воды, отделяющий тебя от всех. Главное, важно найти именно свой способ "скорой помощи". Второй способ - "эмоциональный отпуск и профилактика". Как расслабиться эмоционально в выходные или вечерами, чтобы получить "заряд эмоциональной устойчивости" на следующий день? Таких средств очень много: любимая музыка, прогулки, физические нагрузки, чтение, возможность пожаловаться близкому человеку, пойти в парк и пр. Опять же важно найти удобные, эффективные именно для вас приемы.
И третья рекомендация - иметь правильную установку. Определите для себя, в чем основной смысл вашей работы? Ведь хороший секретарь не менее незаменим, чем хороший руководитель. Ради того, чтобы быть классным специалистом на таком важном месте, стоит постараться овладеть и навыками распределения внимания, и навыками собственной психологической разгрузки.
Как научиться расставлять приоритеты между срочными делами?
Помимо срочности есть еще один показатель - важность. Мы говорим, что дело "срочное" в том случае, когда оно потеряет смысл, если его не сделать в ближайший период времени (при этом для каждого дела этот период свой). А важное - это дело, не сделав которое мы ставим под угрозу цель работы компании (отдела, подразделения или проекта). Попробуйте сортировать дела по важности и срочности.
С опытом работы на конкретном месте такую сортировку вы начнете проводить быстро и без ошибок. Сначала надо выполнять дела "срочные и важные", затем - "срочные и менее важные". Что делать с делами "несрочными и неважными", решайте сами. И еще одно существенное замечание - постарайтесь делать хоть какие-то дела из разряда "несрочные, но важные" до того, как они станут "срочными и важными". Это даст ощущение контроля за "лавиной дел" и избавит от стресса в дальнейшем.
Как научиться расставлять приоритеты между просьбами разных людей?
Можно попробовать отталкиваться не от людей, а от дел, которые они просят выполнить. Тогда дела можно сортировать, как в предыдущем случае. Тем не менее иногда жизнь заставляет принимать во внимание и "чисто человеческий фактор", а именно: кто просит сделать. Единого рецепта тут быть не может.
|
| [1] 2 » |
|
|
|
